1、目 的：规范业户档案的保管与跟踪工作。
2、适用范围：适用于物业公司业户档案的保管与跟踪工作。
3、职 责：客户服务中心经理负责监控业户档案保管与跟踪工作。
物业主任/主管负责依照本规程具体实施业户档案的保管与跟踪。
4、程序要点
4．1 业户档案内容，分为三大部分：分别为楼宇的基本资料、楼宇的装修资料和楼宇的其它资料。
4．2 档案夹的制作：
4．1．1根据档案夹的规格准备相应有档案标签纸。
4．2．2 在档案标贴纸上原本印出标准字体的档案类别名称。
4．2．3 将制作好的档案标贴在档案盒（夹）在侧立面距顶部3CM位置上，
并排列在档案柜中。
4．3 业户档案的制作：
4．3．1 准备适量的26CM×34CM左右尺寸的档案袋。
4．3．2 将写在“楼层号、房号”的标贴纸贴在档案封面上。
4．4 将业户的有关资料存放在相应的档案内。
4．5 将业户的档案袋楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒（夹）内。
4．6 按档案盒（夹）内的各业户的档案排列顺序将档案有关内容登记在《业户
档案目录》内，内容包括：业户姓名、地址、收楼时间、面积等栏目。
4．7 业户档案的跟踪
4．7．1 当发生一列情况变化时，台接待员（档案员）应将变化情况记录在业户档案中；
a）通讯电话联络方式发生变化时；
b）业户发生更替时；
4.. 8 业户档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报部门经理批准，经前台接待员
（档案员）办理登记手续方可查阅。
4．9 业户档案应永久保存。
4．10 具备电脑办公系统的可以将各业户资料输入电脑进行管理。
4．11 本规程执行情况作为客户服务中心档案员绩效考评的依据之一。
